Adaptív HR 2.0 - Kihívások és megoldások a pandémia 2. hullámában

Budapest, 2020. november 11. – A home office szabályozásáról, a felnőttképzési törvény változásairól és egyéb aktuális humán témákról szerezhettek hasznos információkat vállalatvezetők és HR szakemberek a Joint Venture Szövetség mini online HR konferenciáján.

Itt van a VUCA világ, amire érdemes a HR-nek is felkészülni - vezette fel Szabó Csaba, a DEVELOR Zrt. vezérigazgatója, a JVSZ HR Bizottságának elnöke a konferenciát. A DEVELOR összeállított egy hibrid navigátort, amely szerint a távmunka és az irodai jelenlét kettősében a HR-nek 5 területre érdemes fókuszálnia, amelyek a jövőkép és stratégia felülvizsgálata; a vezetők adaptivitása; a kommunikáció és együttműködés kérdései; a motiváció és elkötelezettség fenntartása és a biztonsági kockázat minimalizálása. Ezek néhány szegmensével foglalkozik a mini konferencia is.

Home office szabályozása

Egy most megjelent kutatási jelentés szerint a több mint 500 szervezet 81%-ánál jelent meg az otthoni munka engedélyezése, vagyis a home office mára az életünk részévé vált – szögezte le Dr. Bozsonyik Hédi. A Szecskay Ügyvédi Iroda partnere, a munkajogi csoport vezetője kihangsúlyozta, hogy az első hullámban egy kormányrendelet értelmében egyoldalúan lehetett elrendelni az otthoni munkavégzést. Ez a rendelet azonban azóta hatályát vesztette, az Mt. alapján az otthoni munkavégzés egyoldalú elrendelésére csak korlátozott időre van lehetőség. Jelenleg tehát rendszeres vagy huzamos jelleggel történő távmunkavégzés csak megállapodás alapján történhet!

Az otthoni munkavégzésnek számos kockázata van, az adatvédelmi kockázatoktól, a munkavédelmi kockázatokig. A Mt. szerint a munkáltató kötelezettsége biztosítani a biztonságos munkavégzés körülményeit, ami az otthoni munkavégzésre is alkalmazandó. A munkavédelmi törvény szabályozza a munkahely fogalmát, ez távmunkában sem a teljes lakás, hanem csak az a helység, ahol a munkavállaló az információtechnológiai vagy számítástechnikai eszközzel rendszeresen a munkáját végzi. Ennek egy esetleges munkahelyi baleset szempontjából van jelentősége. A távmunkavégzéshez szükséges eszközöket a munkáltatónak kell biztosítani, amitől megegyezéssel el lehet térni. 

További, munkavédelmi szempontból releváns szabályokat is ismertetett a szakértő, úgy, mint a berendezések és a környezettel kapcsolatos követelményekről szóló rendeleteket. Az otthoni munkavégzés esetén is alkalmazandók a képernyő előtti munkavégzésre vonatkozó korlátozások, az ott előírt szüneteket és a munkaidő korlátozásokat otthoni munkavégzés esetén is be kell tartani.

Munkavédelmi legjobb gyakorlatokat is bemutatott. Meg kell győződni arról, hogy a munkavállaló otthona alkalmas munkavégzésre, ami történhet kérdőív formájában is ha a személyes ellenőrzésre nincs lehetőség. Megállapodást kell kötni az otthoni munkavégzésről, ebben rögzíteni javasolt minimálisan a munkavégzés helyét, eszközigényét, költségtérítést és a munkarendet. Rögzíteni javasolt a munkahely állapotát is jegyzőkönyv, leírás, rajz vagy fénykép formájában. Érdemes az otthoni munkavégzésről szabályzatot készíteni és kockázatértékelést is végezni. 

Felnőttképzési törvény változásai 

Ahol a szervezetben belső képzési tevékenység is van, nem csak külső szolgáltatóktól rendelnek képzéseket, azoknak könnyen a Felnőttképzési törvény hatálya alá tartozó bejelentési kötelezettsége keletkezhet – figyelmeztetett Pádár Tivadar, az EDUCERT Kft. ügyvezetője aki egyben felnőttképzési szakértő. A Felnőttképzési törvény szerint képzésnek minősülhetnek a belső képzések is, hiszen ezek között számos tevékenység célirányos kompetencia-fejlesztésre és kialakításra irányul, valamint szervezetten valósul meg. A kormany.hu oldalon elérhető egy, az Innovációs és Technológiai Minisztérium által kiadott felnőttképzési útmutató, ami alapján meg lehet határozni, hogy mi tartozik a törvény hatálya alá.

A képzésekkel összefüggésben, az egyszeri bejelentési kötelezettségen túl feladatot jelent még – képzésenként - a képzésről szóló tájékoztatási kötelezettség, a résztvevők személyes adatainak kezelése, a felnőttképzési szerződés megkötése, az adatszolgáltatás teljesítése a far.nive.hu felületen és a tanúsítvány kiállítása (amennyiben a résztvevő kéri).  

Belső képzésnél a munkáltatónak kell jelenteni, megrendelt képzésnél a szolgáltató jelent. Az egyszeri bejelentési kötelezettség cégenként és intézményenként 15 ezer forint, a képzésenként adatszolgáltatásnál nincs külön díjtétel.

HR vezetői tapasztalatcsere, kerekasztal beszélgetés

A jelen helyzet kihívásairól, a legjobb gyakorlatokról meséltek vezető nagyvállalatok HR igazgatói: Bokányi Krisztina (Bayer Hungária), Emri Zsuzsanna, (KPMG Hungária) és Ivanov Katalin (Schneider Electric). A legfőbb HR-kihívásnak a home office-ra való átállást, az információáramlás biztosítását, a törvényes előírásoknak adminisztrációval való megfelelést nevezték, de a munkahelyi környezet megfelelő átalakítása is nagy feladatot ró a cégek nyakára.  

Hibrid működési tapasztalatokról is beszámoltak. Belső felméréseik eredményei szerint a legtöbb munkavállaló szeretne a jövőben is rugalmasabb munkavégzési formát folytatni, a home office szkeptikusok is meggyőződtek a létjogosultságáról. A Schneider Electricnél el is indult a gondolkodás arról, hogy miként lehet a dolgozóknak még több rugalmasságot nyújtani a munkavégzés módjával kapcsolatban. A Bayernél a belső felmérés szerint az emberek átlagosan 3-4 napot dolgoznának otthonról a járványügyi helyzet után is. A hosszan elnyúló teljes home office viszont több munkatárs esetében tartós levertséget okozott, ezért továbbra is van lehetőség óvintézkedések betartása mellett bejárni az irodába.

Az elkötelezettség, motiváció mérése is fontossá vált a járvány alatt. A KMPG-nél évtizedek óta éves elkötelezettségi felméréseket végeznek, az idei eredmények szerint tavaly október óta szignifikánsan nőtt a kollegák elkötelezettsége, ami most már bőven 80% feletti. Vannak azonban „eltávolodó” kollegák, akikkel a vezetők kapcsolata lazább lett, róluk kevés az információ, rájuk jobban oda kell figyelni. 

A Bayer nyári felmérése pozitív visszajelzést adott, a vezetőknek mindössze 5%-a nem támogatta a home office-t. Az ősz folyamán az összes vezető részt vett home office tréningen, ahol az új szabályzat megvitatása mellett lehetőség nyílt az eddigi tapasztalatok kicserélésére, a virtuális vezetés alapjainak átbeszélésére is. A Schneidernél is lényegesen javult a munkavállalók elköteleződése a covid-alatt, ugyanakkor sokan problémaként vetették fel, hogy otthonról a hatékony együttműködés, a céghez/közösséghez való kötődés fenntartása nehézkesebb.

A résztvevők olyan projekteket, kezdeményezéseket is bemutattak, melyekre kifejezetten büszkék. A A #digischneider program például a közösséghez tartozás élményét hivatott növelni. 4 témakörben szerveztek programokat a munkaidőn kívül (egészségmegőrzés, közös tanulás/fejlődés, közösségépítés/önkéntesség, szórakozás), eddig összesen 19 program valósult meg, nagy sikerrel. Emellett a belső karrier oldalt is átalakították, ahol már nem csak pozíciókat lehet meghirdetni, hanem projektet is, hogy az erőforrásokat könnyebben lehessen allokálni, akár funkciókat átívelően, illetve fejlődési lehetőségeket tudjanak a munkavállalóknak nyújtani.  

A Bayer a járvány-tudatosság erősítésére online előadás sorozatott indított ismert szakértőkkel (Szlávik János pl.). Emellett employee assistance programot is indított, ahol a munkavállalók coach, vagy pszichológus segítségét kérhetik. Ezt eddig a vállalat nagyjából 10%-a vette igénybe, de a második hullámban nagyobb részvételre számítanak.  

A KPMG a társasági jólét, emberi kapcsolatok fontosságára fókuszáló programot: tudatos jóllét programot indított. Ez mini szemináriumokat jelent, jellemzően délben, belső szakértőkkel stresszkezelés, mentális jóllét stb. témákban.