GDPR és munkavédelem - Online webinár EHS szakemberek számára

Budapest, 2020. április 29. – A koronavírussal kapcsolatos egészségügyi adatok kezelésének GDPR vonatkozásairól és legjobb gyakorlatairól tartott tájékoztatást környezetvédelmi, munkaegészségügyi és munkabiztonsági (EHS) szakemberek számára a JVSZ Környezetvédelmi Bizottságának 95 résztvevővel zajlott online nyílt ülésén Dr. Udvari Jesszika ügyvéd és Dr. Lantos Andrea adatvédelmi biztos jogász a Budlegal Ügyvédi Társulástól.

Miként biztosíthatják a cégek a munkavállalók védelmét, miközben az adatvédelmi szabályoknak is megfelelnek? Kezelhetőek-e a munkavállalók személyes adatai a jelenlegi járvánnyal összefüggésben, és miként? Ezeket a kérdéseket tette fel a webinár előadóinak Szikora Ferenc, a szervezést és moderálást biztosító denkstatt Hungary Kft. EHS IT tanácsadója, aki szerint a magyar cégek életében egyre fontosabb szerepe lesz az EHS szakterületnek.

Az online ülés egy kérdőívvel kezdődött, amelyben azt kérdezték a nagy létszámú résztvevői közönségtől, hogy milyen intézkedéseket vezetettek be a munkavállalók védelmére a koronajárványra tekintettel? A legtöbben a home office-t, testhőmérséklet mérést, plexi, maszk használatát és a fertőtlenítést említették.

A koronavírus járvánnyal kapcsolatos munkáltatói adatkezelés

A kialakult veszélyhelyzet egy sor olyan változást hozott a cégek életében, ami a munkavállalókkal kapcsolatos intézkedéseket is érintik. A most kialakult pandémiás helyzet azonban hosszabb, akár 1-1,5 évig fennállhat, vissza-vissza térő jelleggel, így ezek az intézkedések is hosszabb ideig fennállhatnak – állítja Dr. Udvari Jesszika.

Mivel a koronavírus járvánnyal kapcsolatban is adatkezelési kérdések merülnek fel, újra kell gondolni azokat a folyamatokat, ami amunkavállalókkal kapcsolatos adatkezelésre vonatkoznak, a GDPR előírásait továbbra is be kell tartani – tette hozzá az ügyvéd.

A munkáltató kötelezettségei közé tartozik az egészséges és biztonságos munkakörnyezet biztosítása, amihez a munkáltató a munkavállaló egészségi állapotának ellenőrzése érdekében szükséges intézkedéseket tehet, de adatvédelmi szempontból ez nem hoz változást. A tájékoztatás kiemelten fontos ebben az időszakban, nem csak a dolgozók, de a szerződött partnerek részére is. Mivel a koronajárvánnyal kapcsolatos adatkezelés egy új adatkezelési cél, erről is tájékoztatót kell készíteni.

Érdemes pandémiás cselekvési tervet is felállítani, mivel a jövőben újra és újra felmerülhet a mostanihoz hasonló helyzet. Az adatvédelmi kockázatokat is itt kell elemezni és értékelni. A megfelelő kommunikációs csatornák kiépítése szintén kiemelten fontos, továbbá járványügyi felelős tisztséget is érdemes létrehozni, akihez a dolgozók fordulhatnak személyes érintettség esetén.

A különböző tájékoztatókat (koronavírussal kapcsolatos tudnivalók, üzletmenettel, munkavégzéssel kapcsolatos intézkedések, intézkedések érintettség esetén, adatkezelési tájékoztatók) rendszeresen frissíteni kell.

A webinárium résztvevőit kérdőívvel arról is megkérdezték, hogy rendelkeznek-e már ilyen pandémiás tervvel, amiből kiderült, hogy valamivel több mint felük (57%) készített ilyen tervet. Szikora Ferenc bemutatott egy pandémiás terv készítéséhez használható ellenőrző kérdőívet a Denkstatt Hungary Kft. saját fejlesztésű denxpert szoftverében.

Munkavállalók ellenőrzése, személyes adatok kezelése

A koronavírus kapcsán a munkavállalók ellenőrzésének célja a fertőzés kockázatának csökkentése, az érintett munkavállalók detektálása, a kitettség felmérése. Az ellenőrzés járhat személyes adatok kezelésével, vagy a nélkül is. Érdemes utóbbira törekedni Dr. Lantos Andrea szerint.

A kérdőívezés, üzemorvoshoz küldés, testhőmérséklet ellenőrzés, GPS-követés személyes adatok kezelésével járnak. Ezekben az esetekben mindig meg kell határozni a megfelelő jogalapot és adatkezelési célt. A 47/2020 kormányrendelet például kimondja, hogy a munkáltató megteheti a szükséges és indokolt intézkedéseket, így az üzemorvoshoz küldést – mondta az adatvédelmi biztos jogász. A GDPR is azt mondja, hogy kezelhet személyes adatokat a munkáltató, ha az a biztonságos munkakörnyezet biztosításához szükséges. GPS-követés azonban szigorúan csak a munkaidőben használható, és csak indokolt esetben. Helyszíni bejárás a fentiekkel szemben nem jár személyes adatok kezelésével.

A munkavállaló köteles adatot szolgáltatni, az ellenőrzést eltűrni, tájékoztatni és a biztonságos munkavégzés feltételeit betartani.

Személyes adatok kezelésekor az adatkezelés szempontjai közé tartozik, hogy mindig adott célhoz lehet csak adatot bekérni és felhasználni (célhoz kötöttség elve), és csak a legszűkebb körben, legkevesebb adatot kérjük be (adattakarékosság elve), amiket rendszeresen frissíteni kell (adatok pontossága).

Az adatvédelmi tájékoztatóban meg kell határozni a kezelt adatok körét, és ennek megőrzését, amiről tájékoztatni kell az adatok tulajdonosait. Adatkezelés megkezdése előtt érdemes tisztázni, hogy milyen célból, milyen adatokat, kitől gyűjtenek be, ki kezeli ezeket, hol és meddig tároljuk, mikor töröljük és mik az érintettek jogai.

Az egészségügyi adat különleges személyes adat, így főszabály szerint továbbra is tilos a kezelése, mindig meg kell vizsgálni, hogy van-e más eszköz, amellyel ugyanaz a cél megvalósítható, kisebb beavatkozással. Például lázmérés helyett lehet home office-ról rendelkezni, vagy a lázmérést nem kell feltétlenül rögzíteni, esetleg át lehet szervezni a munkamenetet, így GPS követés helyett online meetingetek érdemes alkalmazni.

Számos mobil applikáció is lehetővé teszi a helymeghatározást (Apollo COVID-19), ezek azonban munkáltatói kötelezés szintjén nem alkalmazhatóak, de egy munkavállaló például el tud végezni ez alapján egy tesztet, amely alapján el tudja dönteni, hogy bemegy-e a munkahelyére.

Résztvevők kérdéseire a szakértők elmondták, hogy konkrét egészségügyi adatokat közvetlenül a munkáltató nem kérhet, de egy kérdőív kitöltését például meg lehet kérni, amit saját maga kitölt és ez alapján hozhat döntést a munkában való részvételről, saját eredményei elküldése nélkül. Egészségügyi vizsgálat csak szakorvos bevonásával engedhető meg, aminek eredményét a munkavállaló jogosult megismerni.

Arra a kérdésre, hogy felfedhetik-e a fertőzött munkavállalót kollégák előtt, a szakértők azt válaszolták, hogy csak azok előtt indokolt felfedni, akik kapcsolatba kerülhettek a fertőzöttel