Egy belső vizsgálat jogi és eljárási kérdései a compliance vezető szemszögéből - szimulációs modell összefoglaló

ESETLEÍRÁS

Az ipari ventilátorok gyártásával foglalkozó CleanFan Hungary Kft. ("CFH") egy magyar leányvállalata a londoni székhellyel rendelkező vállalkozáscsoportnak. Rendszeresen nyújt ajánlatokat közbeszerzési pályázatokhoz is.

Amikor péntek reggel 9 órakor John Smith, a londoni székhelyű CleanFan Ltd. compliance vezetője bekapcsolta számítógépét, a rendszer azt jelezte, hogy egy üzenet érkezett a vállalat visszaélés bejelentő (whistlerblower) rendszerén keresztül. Mr. Smith átolvasta az anonim bejelentő üzenetét, amely a társaság magyar leányvállalatánál történt állítólagos jogsértésekről szólt. Mr. Smith rövid gondolkodás után úgy döntött, hogy erről nem készít semmilyen írásbeli feljegyzést, helyette inkább egy online konferenciát kért a cégnek dolgozó magyar ügyvédi iroda szakértőjétől.

Az anonim üzenet szerint a CFH felső- és középszintű vezetői - többek között Nagy István ügyvezető igazgató és Kovács Ádám értékesítési igazgató - rendszeresen tárgyalnak személyesen és e-mailen keresztül is versenytársakkal annak érdekében, hogy "leosszák" az egyes projekteket és "támogató ajánlatokat" adjanak egymásnak. A nagyobb projektekről az Országos Légtechnikai Szövetség havi ülésein egyeztetnek.

Kiderült az is, hogy közbeszerzési pályázatokhoz való ajánlatadáskor gyakran előfordul, hogy a megrendelő "segítséget" kér a CFH képviselőitől további ajánlatok megszerzésében a "megfelelő végeredmény" érdekében. A megfelelő végeredmény azért is fontos, mivel közbeszerzési pályázatok esetén igen gyakori, hogy a piacinál magasabb árat kell beírni. A bejelentő nem tudja a konkrétumokat, de gyanítja, hogy a felárat később elosztják egymás között a CFH és a megrendelő, mivel sokszor irreális profit hozamokat generál egy-egy projekt.

A Baker McKenzie ügyvédi iroda szakértői bemutatták, mennyire komplex egy ilyen szituáció, és milyen kérdéseket kell átgondolni. A legkülönbözőbb jogágak érintettek egy ilyen ügyben, compliance, versenyjogi, adatvédelmi és munkajogi szempontokat is mérlegelni kell.

Elég sok cégnél komoly problémát jelent a compliance, gyakran belehajszolják az értékesítési kollégákat olyan eljárásokba, melyek törvénysértőek lehetnek.

Büntető- és versenyjogi szempontból milyen lehetséges jogsértések merülnek fel?

Piacfelosztó kartell gyanús az ügy, ami igen komoly kockázatokat jelent a cégcsoport számára is. Ha ez a kartell közbeszerzési eljárásban merül fel, akkor büntetőjogi következménye is lehet. A visszaosztás pedig a vesztegetési tényállást is felveti. Költségvetési pénzek érintettsége esetén költségvetési csalás is felmerül. Ennek következménye lehet az elkövetők részére szabadságvesztés, pénzbüntetés, a cég részére pénzbirság, és a a bűncselekménnyel szerzett vagyonra vagyonelkobzás. Versenyjogi szempontból a birság kockázata a cégen, cégcsoporton van, ami a cégcsoport előző évi nettó árbevételének akár 10%-át is elérheti.

Mivel az EU-s források költségvetési pénznek számítanak, így akár költségvetési csalás is felmerülhet, amit EU-s hatóságok, OLAF, Számvevőszék is vizsgálhatnak.

El tud-e évülni egy ilyen ügy?

Büntetőszempontból a bűncselekmény befejezésekor kezdődik az elévülési idő, vagyis a közbeszerzési eljárásokat, vesztegetési kapcsolatokatkülön vizsgálva évülnek el az ügyek. Összességében ez elég hosszú éveket, akár 12 évet is jelenthet. Versenyjogi szempontból az elévülés csak akkor kezdődik meg, amikor teljes egészében befejezett a szabálysértés, egységes folyamatos jogsértés esetén akár évtizedekre vissza lehet menni.

Magyar jog szerint kötelező-e whistlerblowing esetén kivizsgálni az ügyet?

Fő szabályként ki kell vizsgálni a bejelentéseket, ha a cég visszaélés-bejelentési rendszert működtet. Névtelen, ismételt, elkésett bejelentés esetében nem kötelező kivizsgálni, illetve mérlegeléssel is mellőzhető a vizsgálat. A lefolytatást a cég saját szabályzatában szabályozhatja.

Alapvetően 30 napon belül és legkésőbb 3 hónapon belül kell kivizsgálni az ügyeket, a bejelentő és a bejelentés tárgyának titokban tartása mellet, de a bejelentéssel érintett személy védekezési lehetőségének biztosításával. Névtelen bejelentésekre ezek a határidők nem vonatkoznak. Indokoltság esetén kell büntetőfeljelentést tenni. A cég elleni büntetőjogi intézkedés lehetőségét ezzel esetlegesen csökkenteni lehet

Versenyjogban az önfeljelentésnek komoly hagyománya van. Az EU Bizottság előtti kartellügyek felderítésének többsége ma már engedékenységi kérelem alapján indul. Első önfeljelentőként akár a teljes birság alól mentesülni lehet. Emellett azonban komoly kockázatok is vannak. Mérlegelni kell, hogy egy ilyen engedékenységi kérelem benyújtása elhúzódó munka, a hatóságokkal együtt kell működni, jelentős költségei lehetnek. Ha az érintett munkavállalók nem működnek együtt, akkor nem biztos, hogy sikerül feltárni az ügyet, így a felmentés is kérdésessé válik. Ez a rendszer nem harmonizált, vagyis, ha itthon feljelentem magam, de a Bizottságnál nem, és utóbbi eljárást indít, akkor ott nem vagyok védve a birság ellen. Ha a cég mentességet kap a birság kiszabása alól, akkor az érintett és együttműködő munkavállalók is mentesülnek a versenyjogsértésből eredő esetleges büntetőjogi szankciók alól.

Mit jelent a hatóságokkal való együttműködés?

Az első lépés engedékenységi kérelmezés előtt a bizonyítékok megőrzése. A bejelentésben érintettek mellett az egyéb munkavállalók érintettségét is fel kell deríteni, akiket meg kell interjúvolni. Érdemes ekkor lemásolni a számítógépeiket, telefonjukat, hogy az offline tárolt adatok is meglegyenek. Itt érdemes külső IT-szakértőket bevonni. Be kell utána biztosítani, hogy mi legyünk az első bejelentők, ami az úgynevezett marker benyújtásával történik.

Mi van, ha az egyik munkavállaló fordul a hatósághoz? Ennek itthon versenyjogi szempontból komoly kockázata van, mivel létezik az informátori szabályozás, melynek révén az ilyen bejelentők díjra lehetnek jogosultak a GVH-tól. Ha a cég bemegy engedékenységért, akkor a munkavállaló már nem jogosult az informátori díjra.

Adatvédelmi szempontból mik a kockázatok?

A vizsgálat során temérdek adatkezelésre sor kerül, személyes adatok tekintetében kockázatot jelent az adatkezelés jogszerűségének bizonyíthatósága. Maga az érintett panaszt nyújthat be a hatósághoz, vagy a bírósághoz is elmehet, ami alapján sérelemdíjra tarthat igényt.

Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása lehetne, azonban a munkaviszonyra tekintettel a jelen estben ez a jogalap nem alkalmazható. A jogos érdek lehet az alkalmazandó jogalap, amivel szemben áll az érintettek érdeke. Mérlegelni kell, hogy a két érdek közül melyik élvez elsőbbséget: milyen adatokat, milyen célból kell kezelni, a munkavállalói jogok milyen szinten sérülnek, és ezt hogyan tudjuk csökkenteni. Az adatkezelésről előzetesen részletesen tájékoztatni kell a munkavállalókat.

Ha a cég eszközein tilos is a magáncélú használat, attól még adatvédelmi szempontból ugyanazok a szabályok vonatkoznak az adatfájlok vizsgálatára, így a korlátlan vizsgálat ekkor sem engedélyezett. A magánjellegű adatokat külön kell választani és csak a vizsgálat szempontjából releváns adatokat lehet vizsgálni. Ha saját eszközeit használja, akkor az azon lévő adatokat nem lehet kinyerni, csak ha együttműködik ebben a munkavállaló.

Mit lehet tenni az érintett munkavállalókkal?

Akár fel is lehet menteni a munkavégzés alól 30 napra, de adott esetben megállapodást is lehet kötni, hosszabb időtartamra. A legsúlyosabb következmény a munkaviszony megszűntetése, amire az után kerülhet sor, hogy minden információ rendelkezésre áll az érintettség kapcsán. Ha felmondásra nem kerül sor, akkor figyelmeztetésben lehet részesíteni, vagy adott esetben (amennyiben kollektív szerződés vagy a munkaszerződés lehetővé teszi) előnyök, kedvezmények megvonására, anyagi szankciókra kerülhet sor.

Az érintett munkavállalókra és az együttműködésükre egy engedékenységi eljárás végéig szükség van. Ennek biztosítása meglehetősen nehéz. Amíg munkaviszonyban vannak, addig a munkáltató érdekében kell eljárniuk, de számos esetben lehet érdekösszeütközés; különösen, amikor olyan ügyben kellene a munkavállalónak segíteni, ahol a saját személyes vagy közeli munkatársai felelőssége merülhet fel.. A gyakorlatban az a szokás, hogy megállapodást kötnek azon munkavállalókkal, akik segítsége fontos és akiktől megfelelő kooperáció várható el, amelyben bizonyos előnyöket jelölnek ki a munkavállalók számára együttműködésük esetén. Közbeszerzési kartell esetén büntetőjogi szempontból mentességet kaphatnak, de egyéb enyhítések is kilátásba helyezhetők érintettségük esetén.

Az engedékenységi kérelemről nagyon kevesen tudhatnak, ezért mérlegelni kell, hogy kivel mikor osztjuk meg a kérelem tényét. Ha nem teljes a bizalom a munkavállaló iránt, akkor velük ezt az információt akkor sem érdemes megosztani, ha együttműködési megállapodást kell kötni.

Az együttműködési kötelezettségbe az is beletartozik, hogy ha érintett munkavállalókat el akar bocsátani a cég, akkor erről előzetesen konzultálni kell a versenyhatósággal.

Bemutatkozás Vezetőség Bizottságok Tagjaink Legyen Ön is JVSZ tag! Hírek Események Érdekképviselet Tagi szolgáltatások Kapcsolat